Datenschutzerklärung vom 2. Oktober 2019

Schreiben Sie dem Bot «Datenschutz», um eine kurze Übersicht über diese Datenschutzbestimmungen zu erhalten.

Grundlagen:

Der Chatbot orientiert Sie im Rahmen der gesetzlichen Grundlagen und gibt Ihnen eine allgemeine Übersicht über verschiedene Leistungsangebote der Stadt Adliswil. Seine Hinweise entfalten keine Rechtswirkung. Für die Beurteilung eines Einzelfalls sind ausschliesslich die gesetzlichen Bestimmungen massgebend. Für definitive Abklärungen stehen Ihnen deshalb die Expertinnen und Experten der Stadtverwaltung Adliswil gerne zur Verfügung.

Die byerley AG (nachfolgend auch "unser", "wir" oder "uns") verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Informationen über unsere Chatbots bzw. Software (zusammen die "Dienste") sammeln, speichern und verwenden. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

1. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter / Vertreter

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die byerley AG (Nordstrasse 131, 8037 Zürich). Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen: byerley AG, Nordstrasse 131, 8037 Zürich oder per E-Mail an dev@byerley.ch

2. Zustimmung

Durch die Nutzung unserer Dienste stimmen Sie der Verwendung Ihrer Personendaten zu, wie in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben. Indem Sie den Chatbot nutzen, akzeptieren Sie diese Datenschutzbestimmungen. Ausser wie in dieser Datenschutzrichtlinie festgelegt, werden Ihre Personendaten ohne Ihre Zustimmung nicht für andere Zwecke verwendet. Wir sammeln keine Personendaten zum Zwecke des Verkaufs solcher Informationen (d.h. wir verkaufen keine Kundeninformationen). Sie können Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Personendaten jederzeit widerrufen (vgl. Abschnitt 10, 11 und 12). Das Zurückziehen der Zustimmung kann jedoch dazu führen, dass Sie einige oder alle Dienste nicht mehr nutzen können. Eine erneute Nutzung unserer Dienste zieht eine erneute Zustimmung der Verwendung Ihrer Personendaten unsererseits auf der Grundlage dieser Datenschutzrichtlinie nach sich.

3. Sammlung von Informationen

3.1 Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Chatbots

Wir setzen für unsere Dienste «Cookies» ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unseren Chatbot nutzen. Wenn Sie den Chatbot erneut aufrufen, können wir Sie so als bekannte, zufällige Zahlenkombination «wiedererkennen», selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie wirklich sind.

Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies damit wir besser verstehen, wie Sie den Chatbot bzw. seine aufbereiteten Inhalte nutzen. Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. der Chat-Verlauf) nicht mehr funktionieren.

Mit der Nutzung unseres Chatbots bzw. unserer Dienste stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser entsprechend einstellen. In diesem Fall können Sie den Chatbot bzw. gewisse Services und Fähigkeiten des Chatbots nicht mehr nutzen.

3.2 Kategorien der gesammelten Informationen

Persönliche Kontaktinformationen

Persönliche Kontaktinformationen wie bspw. Name, Adresse, Telefonnummer, Email etc. erheben wir nur in denjenigen Fällen, in denen Sie einen bestimmten Antrag an die Stadtverwaltung stellen, z.B. An-/Abmeldung von Schüler*innen. Ihre Eingaben werden temporär für 30 Minuten auf unseren Servern gespeichert, damit Sie bei einem Refresh der Seite die geführte Konversation mit dem Chatbot nicht verlieren.

Daten und Diagnoseinformationen

Sie können Informationen, Daten, Texte, Grafiken, Videos, Nachrichten oder andere Materialien mithilfe unserer Dienste erstellen, hochladen, veröffentlichen, übertragen, verteilen, anzeigen, speichern oder teilen (nachfolgend zusammenfassend als «Daten» bezeichnet). Ihre Eingaben werden temporär für 30 Minuten auf unseren Servern gespeichert, damit Sie bei einem Refresh der Seite die geführte Konversation mit dem Chatbot nicht verlieren. Solche Informationen können Informationen über Ihre Betriebssystemversion, Hardware und Browserversion (und .NET-Versionsinformationen im Fall von Windows-Systemen) enthalten.

Analytics-Informationen: Was wir für die statistische, aggregierte Analyse der Nutzung des Chatbots sammeln

Wenn Sie unsere Dienste nutzen, erfassen wir Informationen mithilfe häufig verwendeter Tools zur Sammlung von Informationen, Cookies und Protokolldateien (vgl. Abschnitt 3(1)). Diese Informationen enthalten Standardinformationen zu Ihrem Mobilgerät, Browsertyp, Browsersprache, Betriebssystem, IP-Adresse (Internet Protocol) und die Aktionen, die Sie während der Nutzung unserer Dienste ausführen: dazu gehören die aufgerufene Fähigkeit/Konversation des Chatbots, Datum und Zeit des Aufrufs. Zusammenfassend werden diese Informationen als «Analytics-Informationen» bezeichnet. Sie werden in anonymisierter Weise gesammelt und für die statistische, aggregierte Analyse der Performance des Chatbots aufbereitet.

Die spezifischen Texteingaben eines Users werden nur dann gespeichert und gesammelt, wenn der User ausdrücklich eine Bewertung oder ein Feedback abgeben möchte (die Funktion muss explizit durch den User bedient werden, z.B. durch die Formulierung «Feedback geben») oder wenn der Chatbot eine Nutzereingabe nicht versteht bzw. sich nicht sicher ist, welche Fähigkeit angesprochen werden soll. Die gesammelte Information wird mit einer zufälligen Nummernkombination als Eintrag erfasst, kann ohne die Mitwirkung des spezifischen Nutzers nicht auf eine individuelle Person zurückgeführt werden und wird dazu verwendet, um die Relevanz potentiell neuer Fähigkeiten des Chatbots zu beurteilen.

4. Verwendung von Informationen

Wir verwenden die Informationen, die wir sammeln, auf folgende Weise:

4.1 Persönliche Kontaktinformationen

Wir verwenden diese Informationen lediglich für 30 Minuten und ausschliesslich zum Zwecke Ihrer Anfrage, die wir an die Stadtverwaltung weiterleiten (z.B. An-/Abmeldung von Schüler*innen), und zum Zweck der Verwaltung und Verbesserung unserer Dienste für Sie: Damit sie bei einem Refresh der Webseite den Verlauf einer laufenden Konversation nicht verlieren und nochmals neu beginnen müssen. Wenn Sie Ihre Browser-Coockies blockieren, kann dieser Service nicht bereitgestellt werden, so dass beim Verlassen der Seite der Chatbot Sie als neuen Nutzer begrüsst.

4.2 Daten und Diagnoseinformationen

Wir verwenden diese Informationen lediglich für 30 Minuten und ausschliesslich zum Zwecke der Verwaltung und Verbesserung unserer Dienste für Sie: Damit sie bei einem Refresh der Webseite den Verlauf einer laufenden Konversation nicht verlieren und nochmals neu beginnen müssen. Wenn Sie Ihre Browser-Coockies blockieren, kann dieser Service nicht bereitgestellt werden, so dass beim Verlassen der Seite der Chatbot Sie als neuen Nutzer begrüsst.

4.3 Analytics-Informationen

Wir verwenden diese Informationen, um Ihnen relevante Chatbot-Dienste zur Verfügung stellen zu können bzw. diese zu verbessern. Sie werden in anonymisierter Weise gesammelt und für die statistische, aggregierte Analyse der Performance des Chatbots aufbereitet: Welche angebotenen Dienste werden wie häufig und wann genutzt, welche nicht? Welche Eingaben versteht der Bot nicht? Die Analytics-Informationen helfen uns, diese Fragen zu beantworten und das Angebot des Chatbots auf die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen.

5. Offenlegungen und Übertragungen

Wir haben vertragliche und andere organisatorische Sicherheitsmassnahmen getroffen, um einen angemessenen Schutz Ihrer Personendaten zu gewährleisten (siehe weiter unten «Sicherheit»). Zusätzlich zu diesen Massnahmen werden wir Ihre Personendaten nicht an Dritte weitergeben, ausser wie in dieser Datenschutzrichtlinie angegeben (siehe weiter unten «Wichtige Ausnahmen»).

6. Wichtige Ausnahmen

Wir können Ihre Personendaten ohne Ihre Zustimmung an Dritte weitergeben, wenn wir Grund zu der Annahme haben, dass die Offenlegung dieser Informationen erforderlich ist, um Personen zu identifizieren, zu kontaktieren oder rechtliche Schritte gegen sie einzuleiten, die uns, anderen Nutzern unserer Dienste oder anderen Personen absichtlich oder unabsichtlich Schaden an Rechten oder an Eigentum zufügen bzw. zugefügt haben. Wir können personenbezogene Daten offenlegen, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen können, dass eine solche Offenlegung im Einklang mit dem Gesetz steht.

7. Sicherheit

Die Sicherheit Ihrer Personendaten ist uns wichtig. Wir verwenden wirtschaftlich angemessene Anstrengungen, um Ihre Personendaten in einer sicheren Umgebung zu speichern und zu pflegen. Wir ergreifen ausserdem technische, vertragliche, administrative und physische Sicherheitsmassnahmen, um Ihre Personendaten zu schützen. Wir haben Verfahren eingeführt, die die Verbreitung Ihrer personenbezogenen Daten auf das angegebene Personal beschränken, soweit dies zur Erfüllung der von uns mitgeteilten Zwecke erforderlich ist.

Sie selber sind auch dafür verantwortlich, die Sicherheit Ihrer Personendaten zu schützen. Geben Sie beispielsweise niemals Ihr Passwort weiter und schützen Sie Ihren PC-Benutzernamen, Ihr PC-Passwort und Ihre persönlichen Zugangsdaten, wenn Sie unsere Dienste nutzen, damit andere Personen nicht auf Ihre Personendaten bzw. den Chatverlauf zugreifen können. Darüber hinaus sind Sie dafür verantwortlich, die Sicherheit jedes PC-Geräts zu gewährleisten, auf dem Sie unsere Dienste nutzen.

8. Weitergabe von Informationen an Dritte

Möglicherweise können Sie selber personenbezogene Daten mithilfe unserer Dienste an Dritte weitergeben. Die Datenschutzrichtlinien dieser Dritten unterliegen nicht unserer Kontrolle und können von unseren abweichen. Die Verwendung von Informationen, die Sie Dritten zur Verfügung stellen, unterliegt der Datenschutzrichtlinie dieser Parteien oder Ihrer unabhängigen Vereinbarung mit dieser dritten Partei. Wenn Sie Zweifel an der Vertraulichkeit der Informationen haben, die Sie an Dritte weitergeben, empfehlen wir Ihnen, sich direkt an diese Parteien zu wenden, um weitere Informationen zu erhalten oder die Datenschutzrichtlinie dieser Drittpartei zu lesen.

9. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Daten und Diagnoseinformationen werden für eine Dauer von 30 Minuten gespeichert und dienen dazu, dass Ihr Chatverlauf nach einem Refresh der Webseite noch vorhanden ist und Sie die Konversation nicht nochmals neu beginnen müssen (vgl. Abschnitt 3(2) und 4).

Wir speichern anonymisierte und aggregiert aufbereitete Informationen der Chatbot-Nutzung (Analytics-Informationen) für die Betriebsdauer des Chatbots sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

10. Rechte der betroffenen Person

Wir werden alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um Ihre Personendaten korrekt und aktuell zu halten, und wir werden Ihnen Mechanismen zur Aktualisierung, Korrektur, Löschung oder Ergänzung Ihrer Personendaten zur Verfügung stellen:

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Analytics-Informationen (nichtverstandene Nutzereingaben und explizit abgegebenes Feedback so wie in Abschnitt 3(2) beschrieben) zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Nach Erhalt Ihrer schriftlichen Anfrage und mit Ihrer Unterstützung (d.h. durch die Bereitstellung Ihrer «botkit_guid») werden wir Ihnen eine Kopie Ihrer gespeicherten Personendaten zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits im Abschnitt «Zustimmung» informiert.

Die Ausübung Ihrer Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie und Ihrer „botkit_guid“, weil Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie mit uns, wie im Abschnitt «Kontaktieren Sie uns» beschrieben, Verbindung aufnehmen.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

11. Änderung dieser Datenschutzrichtlinie

Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website und im Chatbot publizierte Fassung. Wenn wir uns dazu entschliessen, diese Datenschutzerklärung zu ändern, werden Sie bei Ihrer nächsten Konversation mit dem Chatbot darüber informieren. Jegliche nicht wesentliche Änderung (wie etwa Klarstellungen) zu dieser Datenschutzrichtlinie treten an dem Tag in Kraft, an dem die Änderung veröffentlicht wird, und wesentliche Änderungen treten 14 Tage nach ihrer Veröffentlichung auf https://byerley.ch/adliswil-bot-datenschutzerklarung/ in Kraft. Sofern nicht anders angegeben, gelten unsere aktuellen Datenschutzrichtlinien für alle Informationen, die wir über Sie haben. Das Datum, an dem die letzte Aktualisierung vorgenommen wurde, ist am Ende dieses Dokuments angegeben. Wir empfehlen Ihnen, eine Kopie dieser Datenschutzrichtlinie als Referenz auszudrucken und diese Richtlinie von Zeit zu Zeit erneut zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie über alle Änderungen informiert sind. Ihre fortgesetzte Nutzung der Dienste bedeutet, dass Sie Änderungen akzeptieren.

12. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie auf Ihre Informationen zugreifen möchten, wenn Sie Fragen, Kommentare oder Vorschläge haben, wenn Sie Fehler in unseren Informationen über Sie finden oder wenn Sie Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Personendaten widerrufen möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter:

byerley AG, Nordstrasse 131, 8037 Zürich oder per E-Mail an dev@byerley.ch

Wenn Sie eine Beschwerde bezüglich der Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze haben, werden wir Ihre Beschwerde überprüfen und, falls gerechtfertigt, werden wir geeignete Massnahmen ergreifen.

Zuletzt überarbeitet am 2. Oktober 2019.